Female worker with sticky notes

Tips voor efficiënt vergaderen

Hoe leidt u een conference call in goede banen? Met de tips hieronder helpen wij u om de vergadering zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.

Voordat de conference call start

  1. Een goede planning is van groot belang. Laat deelnemers dus op tijd weten dat u een conference call hebt ingepland, welk inbelnummer zij moeten bellen, en welke toegangscode zij moeten gebruiken.
  2. Nodig de deelnemers eenvoudig uit via onze Microsoft Outlookplug-in. Download hier zowel de plug-in als de handleiding.
  3. Vraag uw deelnemers om in een rustige kamer plaats te nemen. In een drukke kantoorlobby of de vertrekhal van een vliegveld is te veel achtergrondgeluid en dat stoort de conference call.
  4. Bied de deelnemers vooraf inzicht in de conference call. Wat zijn bijvoorbeeld de beslispunten of hoe lang gaat de vergadering duren?
  5. Wilt u een presentatie geven of bepaalde stukken bespreken? E-mail deze dan niet zomaar naar uw deelnemers, maar gebruik onze volledig gratis webconferencingdienst. Zo houdt u als voorzitter controle over het gesprek.

Tijdens de conference call

  1. Zorg ervoor dat u op tijd bent.
  2. Vraag de deelnemers om zich even voor te stellen, zodat iedereen weet wie er in de vergadering zit.
  3. Hebt u een specifieke vraag voor een deelnemer? Noem dan altijd even de naam van degene aan wie u de vraag stelt. Zo voorkomt u verwarring in het gesprek.
  4. Laat iedereen zo veel mogelijk uitspreken, en vermijd onderbrekingen. Zo voorkomt u chaotische situaties. Overigens kan de voorzitter altijd het geluid van de microfoons van de deelnemers uitzetten en zo de orde herstellen.
  5. Doe een rondvraag aan het eind van een agendapunt, onderwerp of discussie. Zo vergroot u de efficiëntie van de vergadering en voelt elke deelnemer zich gehoord.
  6. Evalueer de conference call. Vraag uw deelnemers naar verbeterpunten.

Na afloop van de conference call

  1. Vat als voorzitter aan het einde van de call de genomen besluiten samen.
  2. Maak zo nodig vervolgafspraken nu alle aanwezigen nog in de call zitten.
  3. Stuur de deelnemers de notulen zo snel mogelijk toe.

Wij adviseren u graag. Neem gerust contact met ons op, dan helpen wij u verder.